+7 (499) 995-26-10  
 
 

Система онлайн заявок для учреждений дополнительного образования

 

Система онлайн-заявок

Система онлайн заявок представляет собой веб-приложение предназначенное для оперативного информирование заказчиков о проводимых мероприятиях (курсы, семинары, конференции) и записи слушателей на конкретные мероприятия

Для чего необходима система онлайн-заявок

Быть ближе к непосредственному потребителю услуг

При организации дополнительного образования для взрослых важно поддерживать прямые контакты с непосредственными потребителями услуг (слушателями), т. к. они часто самостоятельно принимают решение о повышении квалификации. Также не всегда информация о планируемых учебных мероприятиях в полном объеме доходит до потенциальных слушателей. Своевременное и адресное информирование потенциальных слушателей о предлагаемых учебных мероприятиях позволит привлекать больше заинтересованных слушателей из целевой аудитории.

Система личных кабинетов и офисов работодателя, подписка на новости, система обмена сообщениями, фильтрация мероприятий по категориям слушателей позволит Вам быть ближе к своим клиентам и качественно обслужить каждого потребителя.

Избежать искажений информации

Нередко, когда заявку присылают по электронной почте или по факсу, название учебного мероприятия в заявке отличается от названия мероприятия, указанного в плане или в информационном письме. В результате, если есть несколько мероприятий с похожими названиями, организатору курсов стоит больших усилий понять, на какое мероприятие на самом деле хотел попасть слушатель. Еще больше запутывается ситуация, когда несколько одинаковых по содержанию мероприятий проводится в разные сроки.

При подаче заявок через онлайн систему слушатель выбирает мероприятие из имеющегося списка и организатор получает точную информацию о том, на какое мероприятие и в какие сроки желает попасть слушатель.


Оперативно информировать о времени и начале курсов и изменениях в расписании

Слушатели системы дополнительного образования — занятые люди — оценят заботу о них, если будет организовано своевременное информирование о времени и месте проведения курсов, требованиях к слушателям (что необходимо иметь с собой), а также об изменении сроков и места проведения.

Система автоматических уведомлений заблаговременно уведомит слушателей о начале мероприятия или изменении сроков и места проведения мероприятия.


Прогнозировать и планировать нагрузку на преподавателей и аудиторный фонд

Когда заявки на мероприятия подаются раз в год, после составления календарного плана, то к моменту начала мероприятия состав и количество возможных участников сильно изменяется. Это не позволяет точно спрогнозировать, какая аудитория потребуется для группы и состоится ли вообще само мероприятие, т. к. количество слушателей, пришедших по факту,может быть меньше количества, требуемого для открытия группы (как бюджетной, так и коммерческой).

Подача заявок непосредственно слушателями позволяет увеличить степень ответственности слушателей, а система обмена сообщениями — оперативно подтвердить участие слушателя. Все это в совокупности позволяет знать точное количество участников за несколько дней до начала мероприятия.


Информировать о новых мероприятиях

Учебное заведение по мере необходимости может проводить разнообразные мероприятия, отсутствующие в годовом плане, например: семинары, мастер-классы, презентации и т. п. В этом случае часто перед организатором стоит задача проинформировать о мероприятии как можно большее количество заинтересованных людей.

Специальный новостной раздел веб-сайта и рассылка новостных сообщений позволят оперативно и с минимумом усилий проинформировать клиентов учебного заведения о всех интересных событиях, которые будут проводится.


Подготовка договоров

Обязательным элементом оформления отношений между слушателем и учебным заведением является заключение между ними договора, а в случае учебного мероприятия, проводимого за счет бюджета, — заключение 3-х стороннего договора, в котором еще должен участвовать работодатель.

Для снижения трудоемкости этого процесса, упрощения подготовки документов и подписи их всеми сторонами, снижения количества ошибок при подготовке проектов документов, система позволяет автоматически генерировать проекты договоров с заполненными реквизитами по заранее заданному шаблону.


Планирование повышения квалификации слушателями и работодателями

При организации процесса повышения квалификации в учреждениях общего образования и в дошкольных учреждениях для руководителя важно заранее спланировать, кто, какие мероприятия и когда будет посещать. Т. к. необходимо спланировать замену отсутствующих работников и оплату труда для тех, кто их заменяет.

Возможность видеть и интерактивно работать с годовым планом учреждения дополнительного профессионального образования позволяет заранее спланировать мероприятия по повышению квалификации на год. Система уведомлений позволяет не забыть о предстоящем отсутствии работника.


Предоставление сведений о повышении квалификации

В ряде отраслей (например, общее образование) прохождение курсов повышения квалификации может существенно влиять на размер оплаты труда и возможность занимать определенные должности. Для работодателя важно знать, когда, какие мероприятия и с каким результатом посещал его сотрудник. По факту, работники иногда забывают предоставить сведения о прохождении курсов, особенно это актуально, если работник меняет место работы.

Интеграция с информационной системой учреждения повышения квалификации позволяет работодателю напрямую получать информацию о всех мероприятиях, которые посещалработник. В дальнейшем в случае необходимости такая информация может быть подтверждена соответствующими документами.

Поставка системы

Система онлайн заявок поставляется в «полукоробочном» варианте, т. е. могут производиться доработки системы под нужды конкретных учебных заведений (интеграция с сайтов учебного заведения, интеграция с имеющейся информационной системой и т.п.). Если у учреждения нет собственной информационной системы, то возможна поставка системы онлайн заявок с минимальным функционалом для обработки заявок на стороне учреждения. Также мы можем разработать для вас информационную систему для управления основными процессами.