+7 (499) 995-26-10  
 
 

Информационная система учреждения дополнительного образования

 

Модульная система

Базовый модуль:

Учебный процесс

Дополнительные модули:

Планирование (годовое и месячное)
Обработка заявок на обучение
Мониторинг качества оказываемых услуг
Управление аудиторным фондом (расписание)
Управление разработкой учебно-программной документации
Канцелярия (учет корреспонденции, контроль исполнения распоряжений)
Внутренний портал института
Платформа информационной системы

 

Модуль «Учебный процесс»

Базовый модуль системы обеспечивающий принципиальную возможность ее функционирования.
Хранит сведения о проводимых учебных мероприятиях, тематике, слушателях и преподавателях.
Обеспечивает функционирование учебного процесса в учреждении дополнительного образования для взрослых.
Позволяет генерировать печатные формы основных документов необходимых для обеспечения учебного процесса:

  • приказы на зачисление и окончание обучения,

  • журнал учета работы курсов и семинаров, договора с преподавателями,

  • сертификаты (свидетельства) о повышении квалификации,

  • ведомости на оплату преподавателей.

Отчеты:
Модуль позволяет получать следующие отчеты о деятельности образовательного учреждения:

  • сведения о мероприятиях,

  • годовой статистический отчет по структурному подразделению,

  • годовой статистический отчет по институту

Для каждого мероприятия хранятся: общие сведения, тематика и сведения о преподавателях. Если есть модуль планирования, то сведения о мероприятия берутся из текущего плана.
Сведения о слушателях:
Сведения о преподавателях:
Сведения о тематике:

Работа от документа

Зачисление

Слушатели заносятся в документ «Приказ на зачисление», при проведении документа слушатели добавляются в соответствующее мероприятие. Если установлен модуль обработки поступающих заявок, то слушатели в приказ поступают на основе поступивших заявок. Приказ печатается и после подписания сканируется и скан-копия сохраняется в системе. Порядок выполнения всех операций, перемещение заданий между исполнителями и уведомление исполнителей определяется соответствующим бизнес-процессом. Осуществляется контроль сроков исполнения каждой операции бизнес-процесса.

Обучение

В начале обучения печатается журнал учета работы курсов и семинаров. В течение проведения учебного мероприятия сведения о посещаемости и фактически прочитанных темах отмечаются в информационной системе. После закрытия учебного мероприятия журнал сканируется и скан копия прикрепляется к мероприятию, так же печатается ведомость для начисления оплаты труда преподавателей и ее подписанный вариант сканируется и прикрепляется соответствующему мероприятию.

Порядок выполнения всех операций, перемещение заданий между исполнителями и их уведомление определяется соответствующим бизнес-процессом. Осуществляется контроль сроков исполнения каждой операции бизнес-процесса

Окончание обучения

По окончанию обучения формируется документ «Приказ об окончания обучения». Приказ печатается, после подписания сканируется и скан-копия сохраняется в системе. Для тех кто успешно завершил обучение формируются сертификаты (свидетельства) о повышении квалификации и печатаются на соответствующих бланках.

При наличии модуля обработки заявок на обучение, информация о повышении квалификации передается в личные кабинеты слушателей и в офис работодателя (опционально).

Порядок выполнения всех операций, перемещение заданий между исполнителями и их уведомление определяется соответствующим бизнес-процессом. Осуществляется контроль сроков исполнения каждой операции бизнес-процесса.

Модуль «Планирование (годовое и месячное)

Модуль предназначен для организации годового и месячного планирования учебных мероприятий. Поддерживается версионность годовых и месячных планов с возможностью анализа отличий между версиями. Месячные планы генерируются на основе годового плана. При наличии модуля «Планирование» в системе появляется возможность сравнения фактически проведенных мероприятий с запланированными.

Модуль «Обработка заявок на обучение»

Модуль предназначен для организации взаимодействия между системой онлайн-заявок и информационной системой образовательного учреждения. Заявки в информационную систему образовательного учреждения могут поступать как из внешней системы онлайн-заявок, так и вводиться вручную, в том случае если заявитель не имеет возможности подать заявку на учебное мероприятие через систему онлайн-заявок.

Модуль позволяет:

  • Отслеживать прохождение заявки по всем этапам бизнес-процесса

  • Формировать предварительные (маркетинговые) и окончательные списки групп

  • Уведомлять заинтересованных лиц (слушатели, работодатели, работники института) о изменения состоянии заявки

  • Уведомлять слушателей и других заинтересованных лиц о: изменении сроков проведения мероприятий (переносы), отмене мероприятий, начале и завершении учебных мероприятий

  • Рассылать произвольные уведомления слушателям учебных мероприятий

  • Проводить анализ причин отказов от участия в учебных мероприятиях, кем и на какой стадии был сделан отказ

  • Формировать договора с обучающимися и работодателями. Сканы договор могут сохранятся в системе.

Модуль «Мониторинг качества оказываемых услуг»

Предназначен для обработки данных мониторинга качества оказываемых услуг, построенного на Cоциометрологической технологии.

Модуль «Управление разработкой учебно-программной документации»

Модуль предназначен для поддержания бизнес-процесса разработки, утверждения и тиражирования учебно-программной документации и методических пособий, а так же для формирования аннотированного перечня учебных программ.

Позволяет:

  • Хранить версии подаваемых документов

  • Назначать экспертов и передавать им в электронном виде документы на экспертизу

  • Контролировать сроки прохождения различных этапов (Подача документов, назначение экспертов, экспертиза, подготовка на утверждение ученого совета).

  • Фиксировать результаты экспертизы и ученого совета

  • Формировать аннотированный перечень учебных программ

Модуль «Канцелярия (учет корреспонденции, контроль исполнения распоряжений)»

Предназначен для регистрации и хранения входящей корреспонденции, наложения резолюций на входящие документы, отдачи распоряжений и контроля за их исполнением. Возможен аналогичный модуль для обработки и хранения договоров

Модуль «Внутренний портал института»

Предназначен для создания внутреннего сайта института (возможно создание сайтов для отдельных подразделений и проектов), накопления знаний посредством организации вики-страниц, предоставления доступа к внутренним документам института, организации внутренних форумов и дискуссионных площадок, организации календарей мероприятий института.

Платформа информационной системы

Система выполнена по трехуровневой клиент-серверной технологии. Имеет пользовательский web-интерфейс. Отдельные компоненты системы выполнены в виде веб-сервисов, что позволяет организовать взаимодействие с иными системами.

В качестве платформы для информационной системы института используется система управления контентом предприятия Альфреско (ECM Alfresco).

Для технической реализации бизнес-процессов используются один из специальных «движков» бизнес-процессов: RunaWFE, Activiti, jBPM

Для построения отчетов используются специальные библиотеки построения отчетов JasperReports, BIRT, обладающие визуальными редакторами отчетных форм и позволяющие экспортировать отчеты в разнообразные форматы (Excel, ODF SpreadSheet, Word, ODF Document, HTML). В отдельных случаях (генерация договоров) используется возможность генерации документов на основе ODF шаблонов содержащих специальные вставки.