+7 (499) 995-26-10  
 
 

Автоматизация документооборота

 

Автоматизация документооборота в организации, зародившаяся как средство оптимизации внутренних процессов предприятия, стала насущной необходимостью для повышения эффективности управления бизнесом в условиях жесткой конкуренции. Одним из обязательных условий успешности автоматизации документооборота является заинтересованность и личная включенность в процесс высшего руководства компании.

Способы осуществления автоматизации

При выборе способа автоматизации документооборота, у каждой организации существуют следующие альтернативы:

  • Приобрести готовое решение
  • Приобрести адаптируемое решение и услуги по настройке
  • Нанять специалистов, которые создадут уникальное решение для конкретного бизнеса.

Приобретение готового решения, на первый взгляд кажется самым дешевым и быстрым способом автоматизации документооборота, однако в реальной практике так бывает не всегда. Документооборот и управление внутренним контентом организации не регламентируются внешними нормативными актами, как например, в случае бухгалтерского и налогового учета, и могут сильно различаться в разных организациях. Поэтому может потребоваться подгонять внутренние процессы организации под логику программного обеспечения, что часто является неприемлемым. В итоге деньги будут потрачены без пользы для бизнеса.

Наемные специалисты или полностью заказное решение могут реализовать программное обеспечение с максимальным учетом специфики организации, но это требует значительных затрат, как денежных, так и временных и может получиться так, что в тот момент когда программа будет готова требования к ней уже изменятся и так может повторяться бесконечно. Так подход годится для больших организаций со сложившимися бизнес процессами и собственным большим штатом разработчиков.

Для малого и среднего бизнеса наиболее оптимальным выглядит «срединный» путь, когда на базе существующей платформы создается конечное решение для конкретной организации.

Компания Sunrise-R разрабатывает системы электронного документооборота на базе системы управления контентом предприятия Alfresco.

ECM Alfreco используется как репозиторий для хранения документов и предоставляет необходимый минимум функций для оперирования с документами:

  • Хранение документов
  • Конвертирование и преобразование документов
  • Управление правами доступа к документам
  • Управление версиями документов
  • Предварительный просмотр документов
  • Полнотекстовый поиск в хранимой информации

Воспользовавшись нашими услугами и заказав разработку системы документооборота на базе ECM Alfresco, вы получите качественное решение с одной стороны базирующееся платформе одного из лидеров управления документами, а с другой адаптированное точно под потребности вашего бизнеса. Подобная система позволит:

  • Упорядочить управление потоком документов.
  • Уменьшить количество ошибок персонала при работе с документами
  • Связать хранимую неструктурированную информацию (сканы документов, электронные версии документов и т.п.) с системами управленческого и финансового учета.

С нашей помощью электронный документооборот вашего бизнеса перейдет на новый качественный уровень. Вы не только снизите время на поиск необходимого документа, но и предотвратите создание дубликатов, устраните путаницу в версиях документа, сможете организовать эффективную коллективную работу над проектами документов, тем самым повысив эффективность работы вашей организации.

Особенности внедрения электронного документооборота

Процесс внедрения системы электронного документооборота, также подчиняется некоторым правилам, которых целесообразно придерживаться. Это:

  • поэтапное выполнение проекта внедрения, последовательное выполнение работ с анализом результатов каждого этапа и внесением корректировок в содержание работ следующего этапа;
  • детальное планирование — разработка детального плана перед началом каждого этапа проекта;
  • командная работа исполнителя и заказчика проекта внедрения системы электронного документоборота (СЭД). Внедрение СЭД предполагает часто участие в проекте 3-х команд специалистов. Это консультанты-методисты, специалисты в области информационных технологий нашей компании, а также специалисты и сотрудники компании, для которых и внедряется электронный документооборот;
  • передача знаний —вовлечение в работу по проекту специалистов и сотрудников компании для приобретения необходимых знаний и навыков работы в СЭД;
  • координирование работ—определение координаторов работ по проекту для взаимодействия команд на протяжении всего проекта.

Команда профессионалов «Sunrise-R» - это признанные специалисты в сфере внедрения автоматизированных комплексных систем управления предприятием вместе с автоматизацией документооборота, а также делопроизводства в целом. Выбирая внедрение документооборота с нашей помощью, вы выбираете надежного партнера, благодаря которому ваш бизнес станет более успешным.