+7 (499) 995-26-10  
 
 

Альфреско

 

Каждый день организации любого масштаба сталкиваются с проблемами, связанными с документами и процессами взаимодействия между сотрудниками. Например:

   По мере развития компания увеличивается количество документов, в которых становится сложно ориентироваться.

   Документы могут находиться на локальных компьютерах и в сети компании, что дополнительно затрудняет их поиск.

   Без использования специальных сторонних программ невозможно найти документы по их содержимому.

   Как правило, отсутствует четкая структура хранения документов и их каталогизация. На файловом сервере находится множество папок со сложными настройками доступа к ним, требующее постоянного привлечения сотрудников ИТ службы и дополнительных расходов.

   В силу отсутствия единого информационного центра компании для публикации новостей, инструкций, регламентов, объявлений, приказов и т. п. информация доходит до сотрудников компании с низкой скоростью и большими искажениями. Часто рассылка осуществляется по электронной почте, которую не все читают.

   Географически удаленные подразделения (филиалы) компании информационно «оторваны» от головного офиса, зачастую в филиалах создаются файловые хранилища, как и в головном офисе, что умножает проблемы с поиском документов и доступом к ним.

   Отсутствие самой свежей версии документа, без возможности возврата к предыдущим версиям. Как правило, свежая версия находится у того, кто ее последний раз редактировал и, возможно, забыл положить обратно на файловый сервер.

   Взаимные блокировки пользователей при доступе к одному и тому же документу на сервере. Более того, часто не удается выяснить кто «держит» файл и присутствует ли этот сотрудник на рабочем месте? Может он в отпуске?

   Множество манипуляций с электронной почтой для того, чтобы подключить к обсуждению документа нескольких участников, например, для согласования договора. Приходится ставить всех в копию, просить внести корректировки в файл и потом гадать у кого самая последняя версия документа.

   Отсутствие возможности выделения рабочей группе закрытого информационного пространства, например, для работы над каким-то новым пилотным проектом.

   Проблемы с хранением проектной документации и накопления базы знаний компании. Данные по проектам хранятся в разных местах.

 

Для решения этих и многих других смежных проблем используются системы управления контентом предприятия и организации групповой работы.

Система Alfresco ECM — инструмент для эффективной совместной работы, организации документооборота, создания электронных архивов и автоматизации проектной деятельности.

Система электронного документооборота (СЭД) и коллективной работы Alfresco (Aльфреско) для компаний любого масштаба — поможет эффективно организовать совместную работу не только внутри офиса, но с удаленными филиалами, упорядочить потоки документов и обеспечить быстрый поиск по архиву.

Наша компания осуществляет внедрение электронного документооборота и электронного архива предприятия, а также интеграцию системы в ваш бизнес.

Некоторые возможности отдельных компонентов  Alfresco ECM.

Электронный документооборот

   Создание документов на основе шаблонов для экономии времени.

   Хранение документов любых форматов.

   Присвоение категорий документам.

   Фоновая конвертация по требованию из одного формата в другой (например, документ MS Word можно преобразовать в PDF).

   Встроенный контроль версий документов, что дает возможность вернуться к любой версии документа.

   Широкие возможности по разграничению доступа к папкам и документам.

   Уведомление пользователей о добавлении или изменении документов, а так же о поступлении новых задач и поручений.

   Полнотекстовый поиск по документам, поиск по атрибутам и произвольным критериям.

   Автоматическое управление входящими документами. (Система может выполнять автоматические действия при поступлении новых документов или при их модификации).

   Встроенный просмотр документов без необходимости загрузки в текстовый редактор, что заметно повышает скорость работы с документами.

   Интеграция с MS Office. Имеется плагин MS Office для работы с хранилищем Alfresco.

Организация групповой работы

   Возможность организации совместной работы территориально удаленных пользователей, что особо актуально для компаний с распределенной филиальной сетью.

   Богатый набор инструментов для коллективной работы: доски объявлений (форумы), блоги, wiki, календари, библиотеки документов.

   Поиск коллег и их контактов

   Постановка задач коллеге или группе

   Обзор того что происходит в системе: кто, где и когда создал документ или начал бизнес-процесс, связанный с документом, оставил объявление или комментарий

   Уведомление о событиях по EMail или подписка на события по RSS

Корпоративный портал

   Возможность создания неограниченного числа внутренних сайтов (порталов), например для отделов компании (филиалов) или для отдельных проектов. Внутренний сайт представляет собой информационное пространство для совместной работы группы пользователей с четко разграниченными правами и  доступом к определенным данным.

   Единая точка доступа сотрудника компании к корпоративной информации и быстрая адаптация новых сотрудников.

Выигрыш от внедрения Alfresco

Решения на базе Alfresco ECM ориентированы на компании любого размера от малого, до крупного, благодаря возможностям масштабирования, система справится с большим объемом  документов и одновременно работающих пользователей.

Внедрение Alfresco ECM позволяет сократить издержки благодаря:

    Отсутствию потерь документов и необходимости дублировать контент

    Оперативному редактированию и совместному утверждению документов

    Логическому структурированию документов с разделением прав доступа во внутреннем электронном хранилище

    Объединение филиалов и удаленных офисов компании в единое информационное пространство.

•    Упорядочению и автоматизации внутреннего документооборота.

 

http://www.alfresco.com/